Was SAPdude beim Test von FastWork, FastPlan und FastForms herausgefunden hat.

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Dieser Artikel wurde maschinell aus dem Englischen übersetzt. Zum englischen Original.

SAPdude betreibt einen YouTube-Kanal zur SAP-Instandhaltung und bietet auf seiner Website hilfreiche SAP-Kurse an. Seine SAP-Tutorials sind eine echte Hilfe, wenn man SAP lernt oder sich darin verbessern will, und wir schätzen seinen Kanal schon lange.

Wir haben ihn gebeten, unsere Apps zu testen, und ihm Zugang zu FastWork, FastPlan und FastForms gegeben. Bezahlt haben wir ihn für den Test nicht, und er hat von Anfang an klargestellt, dass sich mit dem Zugang kein positives Urteil kaufen lässt.

Hier sind die wichtigsten Punkte aus seinem Test der FastApps von Arkyn.

Das Fazit in Kürze.

Seine Erkenntnisse:

• Hat Arkyn die Arbeit vereinfacht? Für den getesteten Prozess lautet seine Antwort: ja.
• FastWork ist der stärkste Teil der Lösung und konsequent auf Techniker ausgelegt.
• FastForms: eine Checkliste für die Wiederinbetriebnahme, in wenigen Minuten erstellt, ohne SAP QM, Prüflose oder Prüfmerkmale.
• FastPlan ist nicht SAP Resource Scheduling mit Arkyn-Logo: Es hat einen eigenen Ansatz für Kapazität, Terminierung und SAP-Integration.
• In allen drei Apps fand er die Oberflächen aufgeräumt und die Aktionen leicht verständlich. Er erwartet deshalb weniger Schulungsaufwand.
• Für den Betrieb von SSAM braucht es dagegen mehrere Kompetenzen, die niemand allein abdecken kann.

Seine Vorbehalte:

• Mit Arkyn holen Sie sich einen weiteren Anbieter in Ihre Systemlandschaft.
• Die Apps sind konfigurierbar, aber für Sonderanforderungen brauchen Sie unter Umständen weiterhin Unterstützung von Arkyn oder einem Implementierungspartner.
• Keine App behebt schlechte Stammdaten.
• Vergleichen Sie das gesamte Betriebsmodell, nicht die Lizenzpreise.

Seine Empfehlung:

• Führen Sie ein Pilotprojekt durch, bevor Sie sich festlegen.
• Messen Sie, wie viele Techniker die Apps tatsächlich nutzen, wie lange das Rückmelden dauert, wie gut die Daten in SAP sind, wie viel Planungs- und Supportaufwand anfällt, ob Terminpläne eingehalten werden und was das alles kostet.

Instandhaltung ohne SAP-Masken.

SAPdude dreht seine Videos in einem fiktiven Unternehmen namens Clutch Masters.

Clutch Masters Texas ist die ursprüngliche Werkstatt und die Basis für das SAP-Template des Unternehmens. In diesem Video hat Clutch Masters eine zweite Werkstatt in New Jersey gekauft: eine große Reparaturhalle, einen Prüfstandbereich, ein Lager und eine Garage in Hafennähe.

Am Standort arbeiten zwei Planer und viele Mechaniker, die Hebebühnen, Schweißgeräte, Pumpen und Druckluftkompressoren instand halten.

New Jersey übernimmt das SAP-Template aus Texas: Organisationsstruktur, Arbeitsplätze, Technische Objekte, Arbeitspläne, Materialien und den phasenbasierten Instandhaltungsprozess. SAP bleibt das führende System.

Der Test soll zeigen, ob Planer und Techniker einen Arbeitstag weitgehend in den FastApps bewältigen können, mit SAP im Hintergrund, und ob das mehr produktive Arbeitszeit bringt.

„Wenn man für diese Antworten 12 Masken, 40 Felder und ein Schulungsdokument von 2018 braucht, liegt das Problem nicht beim Techniker. Das Problem ist die Lösung.“
SAPdude

SAP aufs Smartphone bringen.

Angenommen, ein Werkstattmitarbeiter will ein Problem melden. Die Standardoption in S/4HANA ist die SAP-eigene Fiori-Web-App „Instandhaltungsanforderung anlegen“.

Die App unterstützt den phasenbasierten Prozess, und per Key-User-Erweiterbarkeit lassen sich Felder ausblenden, umbenennen oder ergänzen. SAPdudes Einschätzung dazu: Eine responsive Web-App ist nicht automatisch für den Einsatz vor Ort gemacht.

„Eine Web-App, die auf ein Smartphone gequetscht wird, bleibt eine Web-App, die auf ein Smartphone gequetscht wird.“
SAPdude

Als nächste Option sieht er sich die mobile App von SAP an.

Das Team, das Sie für den Betrieb von SSAM brauchen.

Diesen Teil des Videos würde ich jedem schicken, der gerade den SAP Service and Asset Manager (SSAM) bewertet.

SAPdude tut SSAM nicht ab. Er nennt SSAM eine ernstzunehmende Plattform, die Offline-Ausführung, Meldungen, Aufträge, Zeiten, Material, Messwerte, Anhänge, Formulare und mehr unterstützt.

Seine Vorbehalte betreffen den Aufwand für Implementierung und Betrieb. Die SSAM-Architektur umfasst:

• Einen mobilen Client, gebaut mit MDK, dem Mobile Development Kit von SAP.
• SAP BTP (Business Technology Platform) Mobile Services.
• Den Cloud Connector.
• Ein mobiles Add-On.
• Die Konfiguration des MAIF (Mobile Application Integration Framework).
• Die OData-Integration (Open Data Protocol).
• Dazu alle Erweiterungen, die Ihr Projekt braucht.

In einer realen Implementierung bedeutet das mehrere Kompetenzen: SAP EAM (Enterprise Asset Management), MAIF und Syclo, dazu BTP- oder MDK-Know-how für tiefergehende Erweiterungen.

Mit SAP-Standard kann ein Unternehmen mit der richtigen internen Kompetenz mehr selbst steuern. Die Frage ist, ob Sie diese Leute haben.

Er erwähnt außerdem, dass er mobile Projekte erlebt hat, die mit Synchronisierungsvolumen, Upgrades und Performance zu kämpfen hatten, weil die Architektur nicht sorgfältig geplant war.

Nach unserer Erfahrung liegt die langsame Synchronisierung zum Teil am Synchronisierungsmodell selbst. Jedes Gerät lädt seinen Datenbestand herunter und fragt dann bei SAP nach Änderungen nach. Bei Schichtbeginn muss SAP Hunderte Geräte gleichzeitig bedienen, und je mehr Equipments, Aufträge und Anhänge jedes einzelne vorhält, desto länger dauert jede Synchronisierung. SSAM-Anwender berichten in der SAP Community von Synchronisierungszeiten von 2 bis 4 Minuten, selbst wenn sich nichts geändert hat.

FastCloud funktioniert umgekehrt. Ändert sich etwas in SAP, veröffentlicht SAP die Änderung als Ereignis, und FastCloud überträgt sie an die Apps, die sie brauchen. Wie das funktioniert und warum es für einen Clean Core wichtig ist, haben wir hier beschrieben: Ereignisgesteuerte SAP-Integration nach dem Clean-Core-Prinzip.

SAPdude stellt klar, dass auch Arkyn auf der SAP-Seite nicht ohne Aufwand auskommt. Die FastApps von Arkyn brauchen weiterhin den Cloud Connector, die Backend-Komponenten von Arkyn, die Sicherheitskonfiguration und das Mapping auf Ihre PM- oder CS-Konfiguration.

SAP-Standard für Planung und Formulare.

Denselben Test wendet er auf Planung und Formulare an.

Für die Terminierung bietet SAP Resource Scheduling (RSH) im Standard Terminpläne, Kapazitätssichten und grafische Planung. Das könne die richtige Lösung sein, sagt er. Wenn Sie heute RSH oder MRS (Multiresource Scheduling) einsetzen, lohnt sich ein Blick auf SAPs Pläne für seine Planungssoftware: Die SAP-Roadmap für MRS und RSH (auf Englisch).

Für Checklisten behandelt er zwei Standardoptionen:

1) SAP Qualitätsmanagement (QM). S/4HANA kann EAM mit QM integrieren, Prüflose anlegen und Ergebnisse erfassen. Er sagt, das sei die richtige Wahl, wenn Sie einen kontrollierten EAM- und QM-Prozess brauchen. Für eine Kompressor-Checkliste mit zehn Fragen vergleicht er es mit dem Bau eines Flughafens, weil jemand ein Fahrrad gekauft hat.

2) SAP Dynamic Forms. Die Formulare werden auf BTP gestaltet und mit unterstützten Objekten verwendet, auch über SSAM. Er nennt es eine gute Funktion – und eine weitere Komponente in der Architektur. SAPdude hat dazu eine gute Anleitung.

Sein Fazit: SAP-Standard kann hervorragend sein, ohne für jedes Werk die einfachste, schnellste oder günstigste Lösung zu sein. Deshalb bewerten Unternehmen Produkte, die auf SAP aufsetzen.

„Wenn Ihnen jemand sagt, SAP-Standard sei immer das Beste, nur weil das Logo blau ist, hat er entweder nie neben einem Techniker gearbeitet oder er muss gerade eine Verkaufsquote erfüllen.“
SAPdude

Was im Test passiert ist.

Der Techniker meldet die Leckage.

Um 7 Uhr morgens entdeckt ein Techniker Hydrauliköl unter einer der Hebebühnen.

Er sperrt die Hebebühne, öffnet FastWork, scannt den QR-Code an der Hebebühne, fügt ein Foto hinzu und schreibt „Hydraulikleck. Hebebühne nicht verfügbar.“ Die Meldung landet ohne manuelle Synchronisierung in S/4HANA.

Der Planer erstellt die Checkliste.

Der Planer legt den Reparaturauftrag in SAP an, mit Vorgängen, Ersatzteilen und geschätztem Aufwand.

Dann baut er in FastForms eine kurze Checkliste für Prüfung und Wiederinbetriebnahme, indem er die Felder im Formular-Generator per Drag-and-Drop zusammenstellt. Anschließend prüft er in der Vorschau, wie das Formular auf dem Smartphone aussieht, und ordnet es dem Auftrag zu.

Er hätte auch eine Regel anlegen können, damit die passende Checkliste automatisch an jedem Auftrag dieser Auftragsart hängt. So würde man Inspektionsrundgänge abbilden. Für den Test ordnet er sie von Hand zu.

Der Planer terminiert den Auftrag.

Die Terminierung erfolgt in FastPlan. Zuerst stellt sich der Planer von Grund auf eine neue Planungssicht zusammen, mit Auftragstabelle, Zeitachse, Gantt-Diagramm und Kapazitätsübersicht.

Dann sucht er den Auftrag für die Hebebühne, klappt ihn bis auf Vorgangsebene auf und weist jedem Vorgang einen Techniker zu.

Aus derselben Planungssicht heraus kann er den Auftrag bearbeiten, Ersatzteile, Anhänge und Arbeitsanweisungen prüfen, die zugrunde liegende Meldung einsehen und den Auftrag später abschließen.

Der Techniker führt die Arbeit aus.

Der Auftrag lautet „Hydraulikleck reparieren, Hebebühne 01“.

New Jersey hat drei Hebebühnen, also prüft der Techniker den Technischen Platz und das Foto des Equipments.

Bevor er beginnt, zeigt ihm FastWork:

• Den Messpunkt für den Hydraulikdruck mit den bisherigen Messwerten.
• Die Stückliste.
• Frühere Meldungen und Aufträge.
• Technische Dokumente.
• Ein 3D-Modell der Hebebühne.

Der Auftrag hat drei Vorgänge:

1. Hebebühne prüfen und freischalten.
2. Schlauch tauschen.
3. Testen und freigeben.

Er startet den Timer für den ersten Vorgang, steckt das Smartphone weg, erledigt die Arbeit und sendet danach die Zeitrückmeldung ab.

Beim zweiten Vorgang stellt sich heraus, dass der geplante Schlauch der falsche ist. Er holt den richtigen Schlauch aus dem Ersatzteillager, scannt das Etikett und fügt ihn dem Auftrag als ungeplante Komponente hinzu. Das Smartphone ist online, also wird der Materialverbrauch sofort in SAP gebucht.

Beim dritten Vorgang arbeitet er die Checkliste für die Wiederinbetriebnahme ab: die Reparaturprüfungen, Funktionsprüfungen mit i. O./n. i. O., ein Foto, Datum und Uhrzeit und seine Unterschrift.

Der Planer schließt den Auftrag ab.

Zurück in SAP Fiori öffnet der Planer den Auftrag und prüft, was in SAP angekommen ist.

Die Zeitrückmeldungen für alle drei Vorgänge sind da.

Der Planer öffnet die eingereichte Checkliste in FastForms, wo er nach Equipment oder Auftragsnummer suchen kann, und sieht sich Ergebnisse, Foto und Unterschrift an. Die ausgefüllte Checkliste hängt außerdem als PDF am Auftrag, für Audits oder für alle, die Papier noch mögen. Dann schließt er den Auftrag in SAP ab.

SAPdudes Zusammenfassung des Arbeitstags des Technikers: Ein kleiner Teil der Zeit ging in die App, der größte in die Reparatur. „Weniger Bildschirmzeit. Mehr produktive Arbeitszeit.“

SAPdudes Fazit, App für App.

Hier eine Zusammenfassung dessen, was SAPdude zu jeder getesteten App sagt.

FastWork ist der stärkste Teil der Lösung.

Das sind seine Worte. Die App ist auf Techniker und Außendienstteams ausgelegt, nicht auf Leute, die gern durch SAP-Masken navigieren.

In allen getesteten Apps sind die Oberflächen aufgeräumt und die Aktionen verständlich, und Fotos, Anmerkungen, Meldungen und Synchronisierung haben während seines gesamten Tests funktioniert.

„Würde das den Schulungsaufwand reduzieren? Definitiv.“
SAPdude

FastForms ist sehr praxistauglich.

Er hat in wenigen Minuten eine Checkliste erstellt, sie dem Auftrag zugeordnet und aus FastWork heraus ausgefüllt, ohne Prüflose und ohne die vollständige EAM-QM-Integration.

FastForms ersetzt SAP QM nicht in jedem Szenario. Für regulierte Prüfungen, Kalibrierung oder formale Qualitätsprozesse kann QM weiterhin die richtige Wahl sein. Für alltägliche Instandhaltungschecklisten nimmt FastForms viel Komplexität heraus.

FastPlan ist nicht RSH mit Arkyn-Logo.

Er hatte etwas Ähnliches wie RSH erwartet, aber das ist FastPlan nicht.

Es gibt funktionale Überschneidungen, aber FastPlan hat einen eigenen Ansatz für Kapazität, Terminierung und das Zusammenspiel mit SAP. Er hat nur einen kleinen Teil davon genutzt und sagt das im Video auch. Die FastPlan-Seite und unsere Anleitungsvideos (auf Englisch) bieten mehr Informationen, wenn Sie tiefer einsteigen möchten.

FastExternals wurde nicht bewertet.

Er hat FastExternals, unsere App für die Fremdfirmenverwaltung und die Verteilung von Instandhaltungsaufträgen an Fremdfirmen, nicht gezeigt und daher auch nicht bewertet.

Die Nachteile von Arkyn.

Hier vier Punkte aus dem Schlussteil des Videos, in dem er die Argumente gegen Arkyn darlegt.

Mit Arkyn kommt ein weiterer Anbieter in Ihre Systemlandschaft.

Die Apps verbinden sich über FastCloud mit SAP und werden als vollständig verwalteter Dienst im Abonnement bereitgestellt.

Den Vorteil sieht er darin, dass wir Plattformbetrieb, Überwachung und Produkt-Updates übernehmen. Der Nachteil ist die Abhängigkeit von unserer Roadmap, Servicequalität, Preisgestaltung und langfristigen Stabilität.

Sie haben keine unbegrenzte Freiheit bei der Eigenentwicklung.

Die Produkte sind konfigurierbar, und für Sonderanforderungen brauchen Sie unter Umständen weiterhin Arkyn oder einen Implementierungspartner.

Mit einer SAP-Standardlösung kann ein Unternehmen mit der richtigen internen Kompetenz mehr selbst steuern. Die Frage ist, so formuliert er es, ob Sie diese Leute tatsächlich haben.

„Eine Lösung intern zu betreiben klingt großartig, bis man merkt, dass man einen SAP EAM-Berater, einen Mobile-Spezialisten, einen BTP-Experten und einen MDK-Entwickler braucht, nur um alles am Laufen zu halten.“
SAPdude

Eine neue Anwendungsschicht bringt ein fehlerhaftes SAP-Fundament nicht wie von Zauberhand in Ordnung.

„Wenn Ihre Technischen Plätze falsch sind, die Arbeitspläne leer, die Materialien nicht auffindbar und die Arbeitsplatzkapazität fehlt, wird eine schöne mobile App keinen Exorzismus an Ihren Stammdaten vollziehen.“
SAPdude

Sie brauchen weiterhin saubere EAM-Prozesse, Stammdaten, Berechtigungen, Integrationstests und Support.

Nach seinem Test haben wir ihm gezeigt, wie FastWork Technikern hilft, einige Stammdatenprobleme zu beheben. Er hatte keine Gelegenheit, das zu testen, deshalb ist es nicht Teil des Videos. Für eine größere Bereinigung helfen aber unsere Implementierungspartner.

Vergleichen Sie das gesamte Betriebsmodell, nicht nur den Lizenzpreis.

Bei Arkyn heißt das: die Abonnements, FastCloud, Implementierung, Support und künftige Erweiterungen.

Bei SAP-Standard heißt das: die Lizenzen, BTP-Dienste, Implementierungsaufwand, Spezialwissen, Upgrades und interner Support.

„Die Lizenz, die am günstigsten aussieht, kann trotzdem die teuerste Lösung ergeben.“
SAPdude

Wenn Sie Preise vergleichen möchten, ohne uns zu kontaktieren: Unsere Preise stehen auf der Preisseite. Und ich empfehle, mit unserem ROI-Rechner für EAM-Software zu experimentieren, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was mangelnde Akzeptanz kostet.

Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt.

Er sagt auch klar, wann sich Arkyn unter Umständen nicht lohnt. Wenn Ihre bestehenden SAP-Apps bereits gut funktionieren, Ihre Teams damit zufrieden sind und Sie sie effizient betreuen können, ist ein weiteres Abonnement aus seiner Sicht womöglich nicht gerechtfertigt.

Deshalb empfiehlt er New Jersey ein Pilotprojekt und nennt, was gemessen werden sollte:

• Akzeptanz bei den Technikern.
• Zeit für Rückmeldungen.
• Datenqualität.
• Planungsaufwand.
• Termintreue.
• Supportaufwand.
• Gesamtkosten.

Je nach Ergebnis: Vielleicht führt New Jersey die FastApps ein. Vielleicht ist der Business Case nicht stark genug und der Standort bleibt wie Texas bei SAP EAM allein. Vielleicht läuft der Pilot so gut, dass auch Texas die Apps einführt.

Und seine Schlussbotschaft:

„Ich bin SAP-Enthusiast, aber das heißt nicht, dass SAP für jedes Problem die beste Anwendung liefert. Wenn Sie mobile Instandhaltung, Planung, digitale Formulare oder die Auftragsabwicklung mit Fremdfirmen bewerten, gehört Arkyn auf Ihre Shortlist.“
SAPdude

Das vollständige Video finden Sie oben in diesem Artikel oder auf YouTube. Und wenn Sie einen ähnlichen Test mit Ihren eigenen Daten durchführen möchten, schreiben Sie uns. Wir richten Ihnen gern eine Demo oder ein Pilotprojekt ein.