Die besten SAP-Apps für Instandhaltungsaufträge.

Dieser Artikel wurde maschinell aus dem Englischen übersetzt. Zum englischen Original.

Sind Ihre Techniker mit ausgedruckten Aufträgen unterwegs oder versuchen sie, zwischen zwei Einsätzen SAP auf dem Laptop zu aktualisieren? So oder so ist das Ergebnis dasselbe: fehlende Informationen, Verzögerungen durch Verwaltungsarbeit und Planer, die mit veralteten oder schlicht falschen Daten terminieren.

Eine mobile App für Instandhaltungsaufträge ändert das. Techniker haben vor Ort die Auftragsdetails, die Historie und die Dokumente, die sie brauchen. Daten fließen während der Arbeit direkt in SAP. Planer terminieren mit Informationen, denen sie vertrauen können.

Die Frage ist, welche mobile App für SAP PM (Plant Maintenance) Sie einsetzen, oft auch App für Instandhaltungsaufträge genannt. Es gibt mehr Optionen, als die meisten denken, und die Unterschiede sind größer, als die Funktionslisten der Anbieter vermuten lassen.

Dieser Artikel stellt drei Kategorien mobiler Lösungen für SAP-Instandhaltungsaufträge vor, zeigt, worauf Sie bei der Bewertung achten sollten, und wo welche Kategorie passt.

SAP-Apps für Instandhaltungsaufträge im Überblick.

Hier eine kurze Zusammenfassung unseres Vergleichs: drei Kategorien, verglichen nach Integration, Go-live, Kosten und Eignung. Im weiteren Artikel gehen wir näher darauf ein.

Instandhaltungsaufträge mit SAP GUI in der Praxis.

Die meisten Umgebungen mit SAP PM/CS (auch SAP EAM genannt), die wir sehen, folgen einer Variante dieses Ablaufs:

• Ein Planer legt in SAP einen Instandhaltungsauftrag an (Transaktion IW31).
• Der Auftrag wird ausgedruckt, kopiert oder per E-Mail verschickt.
• Der Techniker fährt zum Einsatz, erledigt die Arbeit und notiert alles auf Papier oder dem Klemmbrett.
• Zurück im Büro oder am Schichtende tippt jemand diese Notizen in SAP ein.

Manchmal sind die Notizen lesbar. Manchmal sind sie vollständig. Manchmal landen sie noch am selben Tag in SAP. Die Datenqualität hängt aber ganz davon ab, wie motiviert jeder Einzelne ist, nach einer vollen Schicht alles doppelt einzugeben.

Das Ergebnis ist vorhersehbar: Planer arbeiten mit unvollständigen oder veralteten Daten, Führungskräfte erfahren von Problemen erst, wenn sie bereits zu Stillstand geführt haben, und das Unternehmen bezahlt für ein SAP-System, das nur einen Teil des Geschehens erfasst.

Jede mobile App für SAP-Instandhaltungsaufträge soll dieses Problem lösen. Der Unterschied liegt darin, wie gut sie es löst und was sie dabei an anderer Stelle kaputt macht.

Die drei Kategorien von SAP-Apps für Instandhaltungsaufträge.

Es gibt nicht die eine marktbeherrschende App für SAP-Instandhaltungsaufträge. Sinnvoller ist es, drei Kategorien zu unterscheiden, jede mit eigenen Abwägungen bei Integrationstiefe, Implementierungsaufwand und Akzeptanzrisiko.

1. Die mobilen Apps von SAP.

SAP bietet mehrere mobile Apps für Instandhaltungsaufträge an. Das aktuelle Flaggschiff ist SAP Service and Asset Manager (SSAM), der die älteren Apps SAP Work Manager und SAP Asset Manager abgelöst hat. Daneben gibt es SAP Maintenance Assistant, eine schlankere App für Umgebungen mit S/4HANA Cloud.

SAP Service and Asset Manager ist über die SAP Business Technology Platform (BTP) mit SAP S/4HANA und ECC verbunden. Die App unterstützt Instandhaltungsaufträge, Meldungen, Zeitrückmeldungen, Materialverbrauch, Checklisten und das Arbeiten offline. Sie deckt mehrere Rollen ab: Instandhaltungstechniker, Servicetechniker im Außendienst, Lagermitarbeiter, Fachkraft für Arbeitssicherheit und Vorgesetzte. Dazu kommt SAP Dynamic Forms für das Erstellen von Formularen mit wenig Code. Eine ausführliche Bewertung von SSAM finden Sie auf unserer Seite FastWork im Vergleich mit SSAM.

SAP Work Manager ist der Vorgänger von SSAM und wird noch von Unternehmen mit älteren SAP EAM-Konfigurationen genutzt. Die App deckt Instandhaltungsaufträge, Equipmentdetails, Inspektionen und Zeitrückmeldungen unter Android ab. SAP lässt SAP Work Manager zugunsten von SSAM auslaufen.

SAP Maintenance Assistant ist eine schlankere, cloudnative App für Kunden mit S/4HANA Cloud. Sie unterstützt den Abschluss von Arbeiten, die Zeiterfassung, Messwerte und die Dokumentation von Schäden.

SAP Field Service Management (FSM) ist die Cloud-Plattform von SAP für den kundenorientierten Außendienst, mit einer mobilen App für Techniker. Um es noch komplizierter zu machen, hat SAP FSM 2026 in SAP Field Service and Asset Management (FSA) umbenannt und erweitert die Lösung auf die Instandhaltung von Anlagen. Die mobile App von FSM wird neu aufgebaut, nicht ersetzt, und SSAM bleibt daneben im Portfolio.

Wann die Apps von SAP sinnvoll sind:

Wenn Ihre IT-Strategie zwingend einen reinen SAP-Stack verlangt, hält SSAM alles in einem Vertrag. Wenn Sie neben der Instandhaltung auch Rollen für Lager, Arbeitssicherheit und Außendienst in einer App brauchen, deckt SSAM das ab. Und wenn Ihr Team bereits SAP BTP betreibt und Entwicklungskenntnisse im MDK hat, ist die Infrastruktur schon vorhanden.

Wo sie an Grenzen stoßen:

Die Implementierung ist der wichtigste Punkt. Ihr Team oder ein Implementierungspartner richtet die BTP-Umgebung ein und betreibt sie, konfiguriert SAP Mobile Services und entwickelt und pflegt die App im Mobile Development Kit (MDK) von SAP. Partner planen solche Projekte meist mit Monaten bis Jahren, und Upgrades folgen demselben Zyklus aus Entwicklung und Test.

Der zweite Punkt ist die Eignung für den Einsatz vor Ort. SSAM ist eine breit angelegte App für viele Rollen. Das ist eine Stärke für Unternehmen, die Lager, Arbeitssicherheit und Außendienst an einem Ort brauchen, und ein Nachteil für Instandhaltungsteams, die ein schlankes, schnelles Werkzeug wollen, das Techniker ohne Schulung nutzen. Testen Sie die App mit Ihren eigenen Technikern auf Ihren eigenen Geräten, bevor Sie sich festlegen.

2. SAP-integrierte Apps von Drittanbietern.

Das sind mobile Apps von Unternehmen außerhalb von SAP, die direkt mit Ihrem SAP PM/CS-Backend integriert sind. Der Integrationsansatz unterscheidet sich je nach Anbieter. Gemeinsam ist ihnen, dass sie die Komplexität der Integration übernehmen, sodass Ihr Team sie nicht von Grund auf selbst bauen und pflegen muss.

In diesem Bereich sind mehrere Unternehmen aktiv:

Arkyn FastWork ist eine native App für iOS und Android zur Ausführung von SAP-Instandhaltungsaufträgen, von einem OEM-Partner von SAP. Arkyn gehört zur Trifork Group, einem börsennotierten Technologieunternehmen mit über 1.100 Mitarbeitern in 16 Ländern, das auch als Technologie- und Implementierungspartner tätig ist. FastWork deckt Instandhaltungsaufträge, Zeit- und Materialrückmeldungen, Fotos, Sprache-zu-Text und KI-gestützte Anlagensuche ab und funktioniert offline mit automatischer Synchronisierung, sobald die Verbindung wieder steht. FastWork ist Teil der umfassenderen FastApp Suite von Arkyn, die auch Planung und Terminierung, Meldungen, Auftragsabwicklung mit Fremdfirmen, digitale Formulare und Analysen abdeckt.

Sigga EAM Empower ist eine mobile App für SAP PM-Instandhaltungsaufträge von einem Unternehmen mit Hauptsitz in Houston, brasilianischen Wurzeln und über 20 Jahren Erfahrung im SAP EAM-Umfeld. Die App basiert auf einer No-Code-Engine, sodass Kunden Masken und Abläufe ohne Entwicklung anpassen können. Sigga gibt weltweit über 70.000 Nutzer an, hat eine SAP-zertifizierte Integration mit RISE with SAP S/4HANA Cloud und ist vor allem in der Prozessindustrie etabliert, etwa in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie, der Chemie, dem Bergbau sowie Öl und Gas. Neben der mobilen Instandhaltung bietet Sigga auch ein Produkt für Planung und Terminierung an.

Unvired Mobile Work Orders ist eine SAP-zertifizierte mobile App, die direkt im SAP Store erhältlich ist. Sie deckt Instandhaltungsaufträge, Rundgänge, Arbeitsgenehmigungen, digitale Formulare und Lagerverwaltung ab und unterstützt iOS-, Android- und Windows-Geräte mit Offline-Funktionen. Unvired ist ein SAP-Partner aus Houston und baut sein Angebot um GenAI-gestützte Instandhaltungsabläufe aus.

Innovapptive mWorkOrder ist eine mobile App für Instandhaltungsaufträge und Teil einer umfassenderen „Connected Worker Platform“. Sie deckt Instandhaltungsaufträge, Rundgänge, Arbeitsgenehmigungen, digitale Formulare und Lagerverwaltung ab und lässt sich sowohl mit SAP als auch mit IBM Maximo integrieren. Innovapptive sitzt in Houston, hat einen SAP Pinnacle Award gewonnen und investiert stark in KI-gestützte Funktionen für vorausschauende Instandhaltung und geführte Fehlersuche.

2BM Mobile Work Order ist Teil einer Digital Maintenance Suite, zu der auch ein Dashboard für Vorgesetzte, ein Werkzeug für digitale Checklisten und ein IoT-Modul zur Anbindung von Sensoren an SAP gehören. Die Lösung basiert auf SAP BTP und ist für die SAP Industry Cloud freigegeben. 2BM Software sitzt in Kopenhagen, gehört zu SOA People (einer europäischen SAP-Beratungsgruppe) und ist Mitglied im Netzwerk United VARs, das Implementierungspartner in über 100 Ländern bietet.

Wann Apps von Drittanbietern sinnvoll sind:

Wenn Sie die mobile Ausführung von Aufträgen mit tiefer SAP-Integration brauchen, aber schneller live gehen und auf Ihrer Seite weniger Infrastruktur betreiben wollen. Wenn die Akzeptanz bei den Nutzern (auf Englisch) Priorität hat und Sie eine benutzerfreundliche Oberfläche brauchen, damit Techniker die App auch wirklich nutzen. Und wenn Sie mehr als die mobile Ausführung brauchen (Planung, Meldungen, Zugang für Fremdfirmen) und für den gesamten Ablauf einen einzigen Anbieter wollen.

Wo sie an Grenzen stoßen:

Sie holen einen Anbieter außerhalb des SAP-Ökosystems ins Haus. Das bedeutet eine separate Supportbeziehung und eine separate Integrationsschicht, die gepflegt werden muss. Wenn Ihre IT-Governance verlangt, dass alles SAP-nativ ist, schafft eine App von einem Drittanbieter eine Ausnahme. Und nicht alle Apps von Drittanbietern sind bei Integrationstiefe, Zuverlässigkeit im Offline-Betrieb oder Performance in großen Umgebungen gleich gut. Prüfen Sie sorgfältig.

3. Eigenständige CMMS- und EAM-Plattformen.

Das sind allgemeine Plattformen für das Instandhaltungsmanagement, die nicht speziell für SAP gebaut sind. Beispiele sind Fiix (von Rockwell Automation), Limble CMMS, MaintainX und UpKeep.

Manche bieten SAP-Integrationen an, meist über Middleware oder APIs. Sie sind aber als eigenständiges führendes System für die Instandhaltung gedacht, nicht als mobile Oberfläche für Ihre vorhandenen SAP-Daten.

Wann eigenständige CMMS sinnvoll sind:

Wenn Ihre Instandhaltung so klein ist, dass ein paralleles System keine Probleme mit der Datenkonsistenz verursacht.

Wo sie an Grenzen stoßen:

Das Problem ist die Integration. Wenn Ihre Instandhaltungsaufträge, Equipmentstammdaten, Materialwirtschaft und Kostenrechnung in SAP liegen, schafft ein eigenständiges CMMS eine parallele Datenwelt. Am Ende synchronisieren Sie Daten zwischen zwei Systemen, gleichen Abweichungen ab und erklären Wirtschaftsprüfern, warum Instandhaltungssystem und ERP nicht übereinstimmen. Für SAP-zentrierte Unternehmen kostet das auf lange Sicht meist mehr, als es spart.

Worauf Sie bei der Auswahl einer mobilen App für SAP PM achten sollten.

In einem Funktionsvergleich scheint jede mobile App für SAP PM dieselben Punkte abzuhaken: SAP-Instandhaltungsaufträge unterwegs ansehen und bearbeiten. Darauf sollten Sie bei Ihrer Entscheidung achten.

Zuverlässigkeit im Offline-Betrieb. Ihre Techniker arbeiten in Umspannwerken, Tunneln, Raffinerien, ländlichen Gebieten und Fabriken mit schlechtem Mobilfunk- und WLAN-Empfang. Funktioniert die App ohne Netzempfang nicht, funktioniert sie nicht. Doch „Offline-Unterstützung“ bedeutet je nach Anbieter etwas anderes. Manche Apps laden nur einen begrenzten Datenbestand herunter, manche verlieren ungespeicherte Daten beim Wiederverbinden, und manche brauchen eine manuelle Synchronisierungstaste. Was Sie wollen: vollen Zugriff auf Aufträge im Offline-Betrieb, automatische Synchronisierung im Hintergrund, sobald die Verbindung wieder steht, und keinen Datenverlust.

Synchronisierungsmodell mit SAP. Eine Batch-Synchronisierung (alle 15 Minuten oder auf Anforderung) bedeutet, dass Planer immer mit leicht veralteten Daten arbeiten. Außerdem belastet sie das Backend stark und beeinträchtigt den SAP-Betrieb, wenn viele Techniker (1.000 und mehr) die App nutzen. Mit ereignisgesteuerter Synchronisierung kommen Änderungen in SAP an, sobald sie passieren, und das Backend wird weniger belastet. Fragen Sie nach oder, besser noch, testen Sie, wie die Synchronisierung funktioniert und was bei Lastspitzen passiert, wenn Hunderte oder Tausende Techniker gleichzeitig synchronisieren.

Akzeptanz bei den Technikern. Diese Kennzahl entscheidet, ob sich Ihre Investition auszahlt. Nutzen nur 35 % Ihrer Techniker die App, bekommen Sie 35 % des Nutzens und 100 % der Kosten. Verschwenden Sie keine Zeit und kein Geld für Software, die kaum genutzt wird. Fragen Sie nach Akzeptanzzahlen und nach Kontakten zu bestehenden Kunden. Kann ein Anbieter keine Angaben zur Akzeptanz machen, sagt das schon etwas aus.

Dauer der Implementierung. SAP-native Lösungen (SSAM) dauern meist Monate. Manche Lösungen von Drittanbietern sind in Wochen live. Fragen Sie nach konkreten Go-live-Zeiten aus vergleichbaren Implementierungen, nicht aus einer Demo-Umgebung.

Gesamtbetriebskosten. Der Lizenzpreis ist nur eine Zahl. Rechnen Sie Implementierung, Beratung, laufenden Support und den Aufwand für Upgrades hinzu. Gerade SSAM-Upgrades erfordern ein manuelles Zusammenführen von Metadaten, einen Neuaufbau des Clients und Tests auf mehreren Ebenen, und manche Kunden vergleichen den Upgrade-Prozess mit einer Neuimplementierung.

Was deckt der Anbieter sonst noch ab? Mobile Instandhaltungsaufträge lösen ein Problem. Die Instandhaltung braucht aber auch Planung und Terminierung, Meldungen, die Auftragsabwicklung mit Fremdfirmen, digitale Formulare und Analysen. Sie wollen nicht die mobile Ausführung mit einem Anbieter lösen und dann drei weitere für andere wichtige Instandhaltungsaufgaben brauchen.

So arbeitet FastWork mit SAP-Instandhaltungsaufträgen.

FastWork ist die mobile App von Arkyn für Instandhaltungsaufträge in SAP-Instandhaltungsteams.

Ein Techniker öffnet FastWork auf dem Smartphone oder Tablet und sieht seine zugewiesenen Aufträge, die über FastCloud in Echtzeit aus SAP geladen werden (mehr zur SAP-Integration von Arkyn lesen Sie weiter unten).

Er tippt auf einen Auftrag und sieht die Vorgangsdetails, die Anlagenhistorie, Dokumente und Notizen früherer Einsätze. Vor Ort meldet er Zeiten, Material, Vorgangsstatus und Messwerte direkt in der App zurück. Dazu kommen erweiterte Funktionen wie 3D-Scans von Anlagen, die den aktuellen Zustand besser erfassen, und eine KI-gestützte Dokumentensuche, mit der sich Unterlagen schnell erschließen. Beim Absenden fließen die Daten über FastCloud nach SAP. Die Daten kommen in SAP an, ohne doppelte Eingabe, ohne Papierkram und ohne Datenstau am Schichtende.

Ist der Techniker in einem Funkloch, funktioniert trotzdem alles. FastWork speichert Aufträge und Anlagendaten lokal und hält alle Rückmeldungen für die automatische Synchronisierung bereit, sobald wieder eine Verbindung besteht. Keine manuelle Synchronisierungstaste, keine verlorenen Einträge.

Randall Grogan, Sr Director of IT SAP & Financial Applications bei Energy Transfer, beschreibt es so:

„Das beeindruckendste Merkmal der FastWork-App ist ihr intuitives Design. Man versteht auf Anhieb, wie die App funktioniert, und kann sofort damit arbeiten.“

Energy Transfer hat die iOS-Apps von Arkyn für mehr als 8.000 SAP-Techniker eingeführt.

Für Teams, die es brauchen, unterstützt FastWork auch eine umfassendere Datenerfassung: Sprache-zu-Text für Notizen, Fotodokumentation, 3D-Scans von Anlagen per LiDAR und eine KI-gestützte Suche, die Teilenummern oder Anleitungen anhand einer Frage oder eines Fotos findet. Mehr zu den Funktionen von FastWork zeigt diese ausführliche Demo von FastWork (auf Englisch) und der Eintrag von FastWork im SAP Store.

FastWork unterstützt SAP ECC und S/4HANA. Es ist eine native App für iOS und Android, der Go-live dauert einschließlich Einrichtung und Konfiguration meist 2 bis 6 Wochen, und die durchschnittliche Akzeptanzrate über alle Implementierungen von Arkyn liegt bei 85 %.

Mit unserem ROI-Rechner für EAM-Software sehen Sie, was geringe Akzeptanz Ihren Betrieb möglicherweise kostet.

So verbindet FastCloud FastWork mit SAP.

FastCloud ist die Integrationsplattform von Arkyn, und auf ihr beruht alles, was in diesem Artikel steht: der Go-live in 2 bis 6 Wochen, die native Architektur auf SAP BTP und die geringe Last auf SAP. All das läuft über FastCloud.

Einige Details für die IT- und SAP-Teams unter den Lesern:

Nativ auf SAP BTP. FastCloud läuft auf der SAP Business Technology Platform, derselben Plattform, die auch SSAM nutzt. Es ist weder ein Zusatzmodul noch eine separate Cloud. Die Authentifizierung erfolgt über Ihren eigenen Identitätsanbieter oder SAP Cloud Identity Services. Principal Propagation stellt sicher, dass Ihr bestehendes SAP-Berechtigungskonzept maßgeblich bleibt. Die Kommunikation läuft über den SAP Cloud Connector, ohne direkte eingehende Verbindungen zu Ihrer On-Premise-Landschaft. Alle Daten sind bei der Speicherung und während der Übertragung verschlüsselt.

Ereignisgesteuerte Synchronisierung. Änderungen kommen in SAP an, sobald sie passieren. Kein Polling, keine Batch-Jobs und minimale Last auf Ihrem SAP-System, auch bei Tausenden Technikern. Für die ereignisgesteuerte Synchronisierung ist auf SAP-Seite das SAP NetWeaver Add-On for Event Enablement erforderlich.

Vorkonfigurierte Abdeckung für SAP PM und CS. Sie beginnen mit Standardintegrationsmustern statt bei null, deshalb gehen Implementierungen in Wochen live. Ihr Basis-Team installiert SAP-Standardkomponenten und die Pakete von Arkyn, das Mapping der Konfiguration übernimmt Arkyn.

Keine Änderungen am SAP-Core und kein Custom-ABAP auf Ihrer Seite. Die Backend-Komponenten von Arkyn werden im Arkyn-eigenen Namespace bereitgestellt, getrennt vom SAP-Core und nach dem Clean-Core-Prinzip von SAP. Die Integration ist also nicht an ein bestimmtes Backend-Release gebunden, auch nicht bei einer Migration von ECC auf S/4HANA.

Vollständig verwaltet von Arkyn. FastCloud wird als vollständig verwalteter SaaS-Dienst bereitgestellt. Betrieb, Plattform-Updates und Überwachung sind in Ihrem Abonnement enthalten. Multi-Cloud- und Multi-Region-Bereitstellungen sind Standard. Ihr IT-Team konzentriert sich auf SAP, nicht auf Middleware.

Den vollständigen Überblick über die Architektur finden Sie auf der Seite zu FastCloud.

Was Sie auf Ihrer Seite brauchen.

Die Implementierung geht schnell, aber nicht ohne Aufwand. Wenn Sie mit Arkyn arbeiten, übernehmen wir Integration, Konfiguration und Bereitstellung der App, doch Ihr Team muss an wichtigen Punkten mitwirken.

Sie brauchen einen Projektverantwortlichen, der Fragen zu Geschäftsprozessen entscheiden kann, und einen Projektleiter, der interne Ressourcen und Termine koordiniert. Ihr SAP-Basis-Team braucht etwa 4 bis 10 Tage für die technischen Voraussetzungen wie die Konfiguration des Cloud Connectors, Servicebenutzer und das Transportmanagement. Ein EAM-Spezialist braucht 1 bis 5 Tage, um Arkyn durch Ihre aktuellen SAP PM-Prozesse zu führen, damit die Konfiguration zu Ihrer tatsächlichen Arbeitsweise passt. Und Sie brauchen Key-User, die die aktuellen Abläufe kennen und bereit sind, die App vor der Einführung zu prüfen.

Das Gesamtbild.

FastWork ist ein Teil der FastApp Suite von Arkyn. Unsere Lösungen reichen von der Planung über die Ausführung bis zur Analyse, eine Suite, die über FastCloud mit SAP verbunden ist.

• FastPlan übernimmt die visuelle Planung und Terminierung (sehen Sie sich eine Demo von FastPlan auf Englisch an).
• Mit FastNotifications kann jeder Mitarbeiter Probleme ohne Schulung an SAP melden.
• Mit FastExternals verwalten Sie Fremdfirmen und verteilen SAP-Instandhaltungsaufträge an sie.
• FastForms verwaltet digitale Checklisten, Inspektionen und Rundgänge (sehen Sie sich eine Demo von FastForms auf Englisch an).
• FastInsights verfolgt Instandhaltungs-KPIs und die Akzeptanz der Apps.

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